多くの人数を招く予定となるシンポジウム、その会場選び

多くの人数を招く予定となるシンポジウム、その会場選び



シンポジウムは各専門家を招き、研究結果の発表、討論会などを行うものであり、内容にもよりますが基本大規模になりやすいのを予想したものとなります。

学会、パネルディスカッション、ポスターセッションなどさまざまな形式をとって研究結果の発表、議論、質疑応答などの時間を設けているので会場もそれらに合わせられるように設営をしておきたいものです。

またシンポジウムの内容によっては海外から来られる方もいらっしゃいますので、空港付近の会場で尚且つ同時通訳を設ける必要もあります。

また規模も大きくなると500名以上の来客を予想される場合もあります。その場合普通の貸し会議室ではまかないきれず会場としての機能を果たせません。しかしフロア丸々貸し切りなどでそれらに対処できるようになっており、多くの人数を収容できるようになっています。

貸し会議室と聞くと小規模のイメージもありますがもちろん中にはシンポジウムのような大きな催しをまかなえる、そんな会場もあります。フロアごとに大小さまざまなへえ屋が用意されています。

大きな部屋は発表、質疑応答など参加者収容するようなメイン会場に、小さな部屋は展示物関係やあるいはお招きしている専門家の方々のための控室としてお使いいただけるようになっています。

またドリンクサービスや昼食の手配なども行えますので、シンポジウムに関わるスタッフの休憩用の部屋に運ぶなど、シンポジウムそのものの運営はもちろん裏方のスタッフの方々がより快適に過ごせる、そんなサービスもあります。

もちろん昼食などの手配は別途で行う場合でも飲食可能の会議室であればもちろ控室としてお使いいただいている会議室内でとることができますので休憩時間の施設外にでなければならないということもありません。

またシンポジウムの運営、進行を行うスタッフの数が足りず設営に不安がある場合でも貸し会議室側で設営等行ってくれるところもあります。

また原状復帰についても貸し会議室側で無料で行ってくれるサービスを行っているところもあります。

時間料金に含まれる範囲となりますので追加サービス料の算出などもより明確になり、会場自体利用しやすくなっています。

その分割高になるのでは?という心配もあるかもしれませんが、シンポジウムの為にかかる人件費を削減できるなど、コスト削減にこういった貸し会議室は大いに役立ちます。

シンポジウムに使える予算ももちろん決まっているものなので、コスト削減は運営側にとって大切なこと。

また会場代だけではなく案内状や宣伝にかかる費用もありますので、人件費や会場代でコストを削減、また明確な算出が行えると他に使える費用が明確になります。

運営における費用の計算が明確になりコスト削減につながる、そして会場側に任せられるサービスが多い貸し会議室を選ぶのが理想的です。

基本料金だけ見ると割高にみえるところでもサービス内容を踏まえるとかえってコスト削減に繋がる、そんな貸し会議室もあるのでサービス内容をしっかり確認の上シンポジウムのような大きな催しを行う会場選びをするのをおすすめいたします。



サービス内容を踏まえると実際は格安で済む会場は多く存在します。

なかには飲食物不可、設営、原状復帰に関しては有料または運営側で行う会場もあります。

小規模なシンポジウム会場ならば人員でまかないやすいものですが大規模なものとなると人件費が膨れ上がり、またその日のための人材集めのための広告料なども発生するのでっ結果的に予算からけして安くはない費用を算出しなければなりません。

それらを考えるとサービス内容によっては一見割高な時間料金設定でも、人件費を削減できる、そんな無料サービスを多く含んでいるところもあり、それらを利用すると本来かかるはずだった経費が削減される場合もあり、また金銭的コストだけではなく時間的コストの削減に大きくつながるという利点もあります。

そのためシンポジウムの会場選びの際に必要なことして、きちんとサービス内容を把握しておくということが挙げられます。

これは大きければ大きいほどに重要なこととなり、またシンポジウム修了後に立食パーティーなどを開かれるケースもあります。

討論会ということでその後も意見交換の場としてこうしたパーティーを開かれるケースは多く、また大規模であればあるほどに近隣のホテルなどの貸し切りは収容人数の問題から難しくなっております。

その時にも役立つのが貸し会議室で、いままでメインホールとして使われていた会議室をそのまま立食パーティー会場にし、またそのときの料理の手配も貸し会議室側で行ってくれるのでよりスムーズに会場の設営などがすすみます。

もちろん料理のグレード変更の融通も聞きますので、量より質に重点を置くなども可能、また出張シェフの手配もできますのでその時の催しによってサービス変更していただけるようになっています。

人数の多いシンポジウムのような催しで別途に食事会を組む時、会場を改めておさえるのは大変なものとなっています。ホテルで行う場合収容人数に不安があるなどの問題もありますが、それらも貸し会議室内で完結できるサービスを利用し解決できるようになっています。

一度お客様には退室していただくことにはなりますが、立食パーティーのような形式だと迅速な設営を行いやすいので、ご歓談の間に素早く設営を済ませられます。



国際的なシンポジウムの場合、海外からお越しになられる方もいます。ですがこの場合どうしても気になるのが交通アクセスです。もし駅の近くであっても海外から来られるお客様は飛行機の移動後また電車などに乗って、という方法で来ることになります。

海外から数日滞在の予定で来られる場合は手荷物なども多く、電車あらためて移動は大変なものです。タクシー移動などをお考えの方ももちろんおられるでしょうが、一番いいのは空港付近にシンポジウム会場をおくことです。

シンポジウムにおいて会場の広さなどは当然ですが、交通アクセスが何よりも大切な場合もあります。海外からの来客を予想される場合など、ほとんど来日経験のない方も来られる場合がありますので、より交通アクセス良好な立地が望ましいです。

空港至近に貸し会議室を構えているところもあり、またそういった貸し会議室は海外のお客様もご利用されるのを想定していますので同時通訳など国際交流向けのサービスを行っているところが多いです。

もしシンポジウムが国内向けのみでなく、海外の来客も予想されるならばこうした空港至近にある会場をおさえ、運営を行うのが理想的です。

もちろん国内のお客様のみの参加を想定される場合も、駅至近の貸し会議室をおさえるのが理想的です。

その場合新幹線が停車する大きな駅付近にて、低コストで借りられる貸し会議室があります。

シンポジウムはテーマによって全く規模が異なります。また専門家の方一人だけをお招きする小規模なものから、学会や意見交換なども目的にした食事会なども行う予定の、大きな規模のものまで様々です。

交通アクセス良好な立地に予想来客数に適したスペースをレンタルし、より快適なシンポジウム開催を行えるよう、貸し会議室側もサービス内容を向上させている傾向があります。

あらゆる使い道が想定されているものの基本は会議室としての機能です、シンポジウムの開催に適した設備、レイアウト、サービス内容が整った、そんな貸し会議室選びは大切です。




 

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